Voor veel Europese bedrijven is het niet langer de vraag of de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) van toepassing zal zijn, maar wanneer. Aangezien de CSRD-eisen voor beursgenoteerde kleine en middelgrote ondernemingen (KMO's) van kracht worden voor het boekjaar 2026, moeten middelgrote bedrijven nu beginnen met voorbereiden voordat het te laat is.

Zoals bij elke nieuwe set regels, kan het overweldigend zijn om de terminologie en vereisten te begrijpen. Daarom is het cruciaal om de beste praktijken voor CSRD-rapportage te begrijpen—niet alleen om te voldoen aan de regelgeving, maar ook om rapporten te maken die werkelijk je duurzaamheidsreis weerspiegelen en resoneren met belanghebbenden.

In dit blogbericht zullen we de CSRD samenvatten, de risico's van slechte rapportage benadrukken en de belangrijkste CSRD-rapportagebest practices delen om je te helpen het proces met vertrouwen te doorlopen. Bovendien zullen we enkele opvallende voorbeelden van recente CSRD-rapporten belichten om je onderweg te begeleiden.

Snelle samenvatting: de CSRD en de gevolgen van slechte rapportage

‍‍‍
De CSRD is het nieuwste initiatief van de EU om transparantie en verantwoordelijkheid in duurzaamheidsrapportage van bedrijven te vergroten. Het breidt de reikwijdte van de eerdere Richtlijn Niet-Financiële Rapportage (NFRD) uit en biedt een steviger kader voor het beoordelen en vergelijken van de prestaties van bedrijven op het gebied van milieu, maatschappij en bestuur (ESG).

Als onderdeel van de Europese Green Deal speelt de CSRD een cruciale rol in het helpen van de EU om haar ambitieuze doel te bereiken: het eerste klimaatneutrale continent worden tegen 2050, in lijn met het doel van het Akkoord van Parijs om de opwarming van de aarde te beperken tot minder dan 1,5°C.

‍

Gevolgen van slechte rapportage

Hoewel CSRD-rapportage een waardevolle kans biedt voor bedrijven om hun betrokkenheid bij het milieu te tonen en hun marktpositie te versterken, brengt het aanzienlijke kosten met zich mee—en slecht beheer kan die kosten drastisch verhogen.

Van directiebriefings en leiderschapstraining tot IT-systemen, juridisch advies en audits, de kosten lopen snel op. Volgens de European Financial Reporting Advisory Group (EFRAG) bedragen de jaarlijkse auditkosten voor beperkte zekerheid alleen al tussen 0,013% en 0,026% van de omzet. Dat komt neer op €13.000 tot €26.000 per jaar voor elke €10 miljoen aan omzet.

Als je rapport niet aan de normen voldoet, krijg je niet alleen te maken met dure aanpassingen, maar ook met hogere nalevings- en auditkosten.

Boetes voor niet-naleving

Maar de mogelijke financiële schade houdt daar niet op. Niet-naleving van de CSRD kan ook leiden tot zware boetes:

• In Frankrijk kunnen bedrijven boetes krijgen tot €75.000 en tot vijf jaar gevangenisstraf voor het belemmeren van audits.
• In Duitsland kunnen bedrijven geconfronteerd worden met boetes tot €10 miljoen, 5% van de jaarlijkse omzet, of het dubbele van de winst die is behaald/verliezen die zijn vermeden door niet-naleving.
• In Nederland zijn de sancties nog in ontwikkeling, maar ze zullen vergelijkbaar zijn met de EU-richtlijnen.
• EU-breed: Lidstaten moeten de CSRD uiterlijk op 6 juli 2024 implementeren, waarbij boetes “effectief, proportioneel en afschrikwekkend” moeten zijn.

Het begrijpen en toepassen van de beste praktijken voor CSRD-rapportage vanaf het begin is cruciaal—niet alleen om deze boetes te vermijden, maar ook om ervoor te zorgen dat je rapport impactvol, compliant en kostenefficiënt is.

Beste praktijken voor CSRD-rapportage

Nu we de risico's van slechte rapportage hebben besproken, richten we ons op enkele belangrijke tips om je rapporten correct op te stellen en naleving te waarborgen.

1. Begin zo vroeg mogelijk met het verzamelen van gegevens

Vroegtijdige gegevensverzameling is essentieel voor het opstellen van uitgebreide rapporten. Hoe eerder je begint met het verzamelen van gegevens over de ESG-impact van je bedrijf, hoe meer tijd je hebt om hiaten te identificeren en je duurzaamheidsstrategieën te verfijnen.

Veel bedrijven ontdekken tijdens de initiële gegevensverzameling hiaten die aanzienlijke aandacht vereisen. Hoe eerder je begint, hoe beter je in staat bent te voldoen aan de strenge normen van de CSRD.

2. Investeer in een toegewijd duurzaamheidsteam

De complexiteit van CSRD-rapportage vraagt om een team (of een individu, afhankelijk van de omvang van je bedrijf) met expertise in duurzaamheid en ESG-rapportage. Deze groep of persoon voert dubbele materialiteitsanalyses uit, coördineert gegevensverzameling en zorgt voor naleving van kaders zoals de Europese Duurzaamheidsrapportagestandaarden (ESRS).

Het hebben van deze expertise in huis is belangrijk om rapporten te produceren die niet alleen voldoen aan de regelgeving, maar ook aansluiten bij je langetermijn bedrijfsstrategie.

De groeiende vraag naar talent maakt deze investering des te crucialer. Volgens LinkedIn's Global Climate Talent Stocktake 2024 is de wereldwijde vraag naar groen talent met 11,6% gestegen van 2023 tot 2024, terwijl het aanbod slechts met 5,6% groeide.

Deze kloof betekent dat de concurrentie om groen-gekwalificeerde professionals toeneemt, en bedrijven zonder een toegewijd team kunnen achterblijven. Door vroeg te investeren in talent kan je bedrijf vertragingen vermijden en ervoor zorgen dat je duurzaamheidsdoelen worden bereikt zonder onnodige kosten of nalevingsrisico's.

3. Voer een dubbele materialiteitsanalyse uit

Een van de meest cruciale aspecten van CSRD-naleving is het uitvoeren van een dubbele materialiteitsanalyse. Deze verplichte eerste stap zorgt ervoor dat je rapport zich richt op de duurzaamheidsonderwerpen die echt belangrijk zijn voor je bedrijf.

Onderwerpen kunnen materieel worden geacht vanuit twee perspectieven: impact-materieelheid—hoe je bedrijf het milieu en de samenleving beïnvloedt, en financiële materieelheid—hoe duurzaamheidsfactoren de financiële prestaties van je bedrijf kunnen beïnvloeden.

Door deze impacten te begrijpen en te delen, kunnen bedrijven rapporten maken die echt waardevol zijn voor belanghebbenden en helpen om investeerders en overheden goed geïnformeerde beslissingen te laten nemen.

Voor meer begeleiding, download onze gratis gids voor dubbele materialiteitsanalyse of bekijk onze nieuwste webinars waarin het proces wordt uitgelegd.

{{custom-cta}}

4.  Betrek belanghebbenden en maak hun input transparant

CSRD-naleving is een teamprestatie waarbij samenwerking tussen verschillende afdelingen en belanghebbenden essentieel is. Door een breed scala aan stemmen—zoals werknemers, investeerders en leveranciers—te betrekken, zorg je ervoor dat je rapport diverse perspectieven weerspiegelt.

Door belanghebbenden actief te betrekken en hun input openlijk te delen, bouw je vertrouwen op en creëer je een rapport dat direct inspeelt op de zorgen van degenen die het meest van belang zijn voor je bedrijf.

5. Gebruik de juiste internationale/EU-kaders

Een goed begrip van internationale en EU-kaders is cruciaal voor correcte CSRD-naleving. Deze kaders zorgen ervoor dat je rapportage helder, consistent en goed vergelijkbaar is, zowel binnen Europa als wereldwijd.

De CSRD vereist dat bedrijven de ESRS volgen, het belangrijkste kader dat zorgt voor consistente rapportage tussen sectoren.

De EU-taxonomie helpt bedrijven aantonen hoe hun activiteiten bijdragen aan de milieudoelstellingen van de EU. Bijvoorbeeld: in het milieudeel van een CSRD-rapport moeten bedrijven aangeven hoe hun acties in lijn zijn met de EU-taxonomieverordening (Verordening 2020/852).

Bedrijven worden ook aangemoedigd om wereldwijde normen te omarmen, zoals de OECD-richtlijnen voor multinationale ondernemingen, die een bredere ethische dimensie toevoegen. Samen helpen deze kaders bedrijven voldoen aan zowel Europese als internationale verwachtingen op het gebied van duurzaamheid en verantwoord ondernemen.

6. Bestudeer de CSRD-vereisten grondig

De CSRD introduceert een reeks nieuwe regels, van audits door derden tot gedetailleerde openbaarmakingen over governance en sociale impact. Het is van cruciaal belang om de CSRD-vereisten te begrijpen om veelgemaakte fouten te vermijden. In tegenstelling tot de NFRD, die meer flexibiliteit bood, bevat de CSRD specifieke vereisten voor opmaak en auditing die strikt moeten worden nageleefd.

Hier zijn enkele belangrijke CSRD-vereisten om rekening mee te houden:

• Je moet een dubbele materialiteitsanalyse uitvoeren om te bepalen welke duurzaamheidsthema’s in je rapport moeten worden opgenomen.
• Duurzaamheidsgegevens moeten worden ingediend in .XBRL-formaat en worden getagd met de ESRS XBRL-taxonomie, die meer dan 1.000 datapunten dekt.
• Je duurzaamheidsverklaring moet een aparte sectie zijn in je managementrapport, opgesplitst in vier delen: Algemeen (ESRS 2), Milieu (ESRS E1-5), Sociaal (ESRS S1-4) en Governance (ESRS G1).
• Rapporten moeten worden beoordeeld door een onafhankelijke auditor. Bedrijven moeten voldoen aan de standaarden voor beperkte zekerheid tot 1 oktober 2028, waarna de EU van plan is redelijke zekerheidsnormen in te voeren.

Voorbeelden van succesvolle CSRD-rapporten

Veel vooruitstrevende bedrijven zijn al begonnen met het afstemmen van hun rapportages op de CSRD, en sommige van hun rapporten bieden waardevolle inzichten in de beste praktijken van CSRD-rapportage. Hieronder staan vier opvallende voorbeelden van CSRD-rapporten die impact maken door verder te gaan dan alleen naleving:

1. Vandemoortele

Vandemoortele, een Belgische voedselproducent gespecialiseerd in bakkerijproducten en margarines, stelt een hoge standaard voor duurzaamheidsrapportage.

Het rapport valt op door de grondigheid. Hun dubbele materialiteitsanalyse duurde zes maanden en omvatte een uitgebreid proces, inclusief een interne longlist van 200 IRO's, verfijnd via enquêtes en interviews met 1800 interne en 117 externe belanghebbenden.

Ze organiseerden 10 focusgroepen en 22 interviews om IRO-drempels te bespreken en evalueerden risico's en kansen. Hun transparantie in het uitleggen van dit proces maakt het rapport bijzonder geloofwaardig.

Je kan het rapport hier vinden.

2. H+H International

H+H International, een toonaangevende fabrikant van bouwmaterialen, biedt een duidelijk en goed georganiseerd duurzaamheidsrapport.

Ze geven precies aan waar elk ESRS-datapunt wordt behandeld, waardoor belanghebbenden eenvoudig kunnen vinden wat ze nodig hebben. Het rapport gebruikt eenvoudige taal, waardoor het toegankelijk is, zelfs voor niet-experts.

Je kan het rapport hier vinden.

3. Scan Global Logistics

Scan Global Logistics, een wereldwijd logistiek en supply chain managementbedrijf, legt in hun duurzaamheidsrapport de nadruk op betrokkenheid van belanghebbenden.

Ze specificeren IRO's (Impact, Risks, and Opportunities) op subthema-niveau, raadplegen belanghebbenden om specifieke zorgen te begrijpen, en geven een gedetailleerd overzicht van de IRO's die ze hebben overwogen. Deze aanpak zorgt ervoor dat het rapport echte input weerspiegelt, in plaats van alleen beslissingen van bovenaf.

Je kan het rapport hier vinden.

4. Ørsted

Ørsted, een wereldleider in hernieuwbare energie, vooral offshore wind, produceert een zeer visueel en toegankelijk duurzaamheidsrapport.

Het gebruik van visuals maakt complexe informatie gemakkelijker te begrijpen, terwijl het een duidelijk overzicht biedt van hun duurzaamheidsimpact. Het rapport is gebruiksvriendelijk en begeleidt belanghebbenden door hun duurzaamheidsinspanningen, van dubbele materialiteitsanalyses tot toekomstige doelen.

Je kan het rapport hier vinden.

Het gebruik van de juiste CSRD-compliance software voor je rapporten

Met de naderende CSRD-deadlines en de grote risico's van slechte rapportage, is het belangrijker dan ooit om het goed aan te pakken. Het proces handmatig beheren kan tijdrovend zijn, de kans op fouten vergroten en leiden tot hogere kosten of boetes voor niet-naleving.

Daarom kiezen veel bedrijven voor CSRD-compliance software om het proces te vereenvoudigen. Tools zoals Coolset begeleiden je door het volledige CSRD-compliance proces en helpen je audit-klare rapporten op te stellen die aan de nieuwste standaarden voldoen. Onze software bespaart tijd, vermindert fouten en zorgt ervoor dat je rapporten voldoen aan alle CSRD-rapportagebest practices.

Laat naleving niet aan het toeval over. Bekijk Coolset in actie met onze zelfgeleide demo of vraag vandaag nog een persoonlijke rondleiding aan van een van onze productexperts.

{{product-tour-injectable}}