De implementatie van de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) vormt een belangrijke stap vooruit in het verbeteren van duurzaamheidsinformatie van bedrijven in heel Europa. Het brengt ook meer dan 71.000 bedrijven in nieuw terrein met zijn gedetailleerde rapportagevereisten.

Als uw bedrijf tot deze groep behoort, zou het begrijpen van de Europese duurzaamheidsrapportagestandaarden (ESRS) – en met name ESRS S1 over de eigen werknemers – een belangrijke prioriteit moeten zijn. Naast naleving van de regelgeving is deze standaard een effectief instrument om een duurzamere en eerlijkere toekomst te bevorderen voor uw bedrijf en zijn werknemers.

Maar wat is ESRS S1 precies en waarom is het essentieel? Wat zijn de belangrijkste vereisten? En hoe kunt u ESRS S1 effectief implementeren? Dit artikel biedt u een uitgebreid inzicht in de standaard.

Wat houdt ESRS S1 precies in?

Voordat we de details van ESRS S1 bespreken, is het nuttig om wat context te schetsen.

De ESRS werden in juli 2023 door de Europese Commissie aangenomen met als doel ESG-rapportage in heel Europa te standaardiseren. Deze standaarden vormen de definitieve richtlijnen voor bedrijven die onder de CSRD vallen. Ze beschrijven hoe een CSRD-rapport moet worden gestructureerd en welke informatie moet worden bekendgemaakt met betrekking tot milieu, sociale en governance (ESG) aspecten.

De eerste reeks ESRS omvat 10 hoofdonderwerpen en twee overkoepelende standaarden. S1: Eigen personeel is een van de vier sociale standaarden en richt zich specifiek op de effecten van bedrijfsactiviteiten op werknemers.

ESRS S1 verplicht organisaties om hun impact op hun eigen personeel openbaar te maken, inclusief zowel positieve als negatieve effecten, evenals financiële risico's en kansen. Dit omvat aspecten zoals arbeidspraktijken, welzijn van werknemers en transparantie over eerdere, huidige en toekomstige inspanningen om de werkomstandigheden te verbeteren.

Het belang van ESRS S1 voor personeelsbeheer

De CSRD is geïntroduceerd als onderdeel van de Europese Green Deal, die gericht is op de transitie van Europa naar een duurzamere en inclusievere economie. Dit doel onderstreept het groeiende belang van sociale verantwoordelijkheid in bedrijfsactiviteiten.

In deze context is het personeelsaspect een belangrijke prioriteit voor Europa. ESRS S1 is ontworpen om ervoor te zorgen dat bedrijfspraktijken in lijn zijn met de sociale doelstellingen 

van Europa, wat deze standaard tot een essentieel instrument maakt.

Aangezien belanghebbenden steeds vaker transparantie eisen over personeelspraktijken van bedrijven, is naleving van ESRS S1 niet alleen een wettelijke vereiste, maar ook een cruciaal onderdeel van wereldwijde inspanningen om eerlijke en duurzame arbeidspraktijken te bevorderen.

Rapportage over eigen personeel binnen het CSRD-raamwerk

De CSRD stelt bedrijven in staat om rapportage over bepaalde thema’s uit te sluiten als deze niet materieel zijn. ESRS S1 wordt echter vaak als materieel beschouwd voor veel bedrijven, gezien de brede impact van personeelspraktijken op bedrijfsactiviteiten. Het uitvoeren van een dubbele materialiteitsbeoordeling is cruciaal om te bepalen of ESRS S1 materieel is voor uw bedrijf of niet.

De rapportagevereisten van ESRS S1

ESRS S1 omvat 26 rapportagevereisten, die als volgt zijn gecategoriseerd:

Beheer van impact, risico's en kansen

• Rapportagevereiste S1-1 – Beleidsmaatregelen met betrekking tot het eigen personeel
  
  • Het bedrijf moet zijn beleidsmaatregelen beschrijven die betrekking hebben op het beheer van de materiële impact van zijn activiteiten op het eigen personeel, evenals de bijbehorende materiële risico's en kansen; en een samenvatting geven van de inhoud van deze beleidsmaatregelen.

• Rapportagevereiste S1-2 – Processen voor betrokkenheid bij het eigen personeel en werknemersvertegenwoordigers over impact
  • Het bedrijf moet zijn algemene processen openbaar maken voor het betrekken van zijn eigen personeel en werknemersvertegenwoordigers over de werkelijke en potentiële materiële impact op het eigen personeel.
• Rapportagevereiste S1-3 – Processen voor het herstellen van negatieve impact en kanalen voor werknemers om zorgen te uiten
  • Het bedrijf moet de processen beschrijven die het heeft ingevoerd om negatieve impact op het eigen personeel die het bedrijf heeft geïdentificeerd te herstellen of samen te werken aan het herstel ervan, evenals de kanalen die beschikbaar zijn voor werknemers om zorgen te uiten en ervoor te zorgen dat deze zorgen worden aangepakt.
• Rapportagevereiste S1-4 – Acties ondernemen op materiële impact op eigen personeel, en benaderingen voor het verminderen van materiële risico's en het benutten van materiële kansen met betrekking tot het eigen personeel, en de effectiviteit van die acties
  • Het bedrijf moet zijn benaderingen en acties openbaar maken met betrekking tot het ondernemen van stappen tegen materiële negatieve en positieve impact, het verminderen van materiële risico's en het benutten van materiële kansen die betrekking hebben op het eigen personeel, en de effectiviteit van deze acties.

Metrieken en doelstellingen

• Rapportagevereiste S1-5 – Doelstellingen met betrekking tot het beheren van materiële negatieve impact, het bevorderen van positieve impact, en het beheren van materiële risico's en kansen
  
  • Het bedrijf moet de tijdgebonden en resultaatgerichte doelstellingen openbaar maken die het mogelijk heeft met betrekking tot: (a) het verminderen van negatieve impact op het eigen personeel; en/of (b) het bevorderen van positieve impact op het eigen personeel; en/of (c) het beheren van materiële risico's en kansen met betrekking tot het eigen personeel.
• Rapportagevereiste S1-6 – Kenmerken van de werknemers van het bedrijf
  • Het bedrijf moet de belangrijkste kenmerken van de werknemers in zijn eigen personeel beschrijven.
• Rapportagevereiste S1-7 – Kenmerken van niet-werknemers in het personeel van het bedrijf
  • Het bedrijf moet de belangrijkste kenmerken van niet-werknemers in zijn eigen personeel beschrijven.
• Rapportagevereiste S1-8 – Dekking van collectieve arbeidsovereenkomsten en sociaal overleg
  • Het bedrijf moet informatie verstrekken over de mate waarin de arbeidsomstandigheden en de arbeidsvoorwaarden van zijn eigen personeel worden bepaald of beïnvloed door collectieve arbeidsovereenkomsten en in hoeverre zijn werknemers betrokken zijn bij sociaal overleg in de Europese Economische Ruimte (EER) op het niveau van de vestiging en op Europees niveau.
• Rapportagevereiste S1-9 – Diversiteitsindicatoren
  
  •  Het bedrijf moet de geslachtsverdeling in het topmanagement en de leeftijdsverdeling onder zijn werknemers openbaar maken.
• Rapportagevereiste S1-10 – Voldoende lonen
  
  • Het bedrijf moet openbaar maken of alle werknemers in zijn eigen personeel een adequaat loon ontvangen, in lijn met toepasselijke benchmarks; en indien dit niet het geval is, welke types werknemers geen adequaat loon ontvangen en welk percentage van het eigen personeel onder het adequate loon wordt betaald.
• Rapportagevereiste S1-11 – Sociale bescherming
  
  • Het bedrijf moet openbaar maken of zijn eigen werknemers sociale bescherming hebben tegen inkomensverlies door belangrijke levensgebeurtenissen, en indien dit niet het geval is, in welke landen dit niet het geval is en welk percentage van de werknemers in die landen niet beschermd is.
• Rapportagevereiste S1-12 – Personen met een handicap
  
  • Het bedrijf moet het percentage personen met een handicap in zijn eigen personeel openbaar maken.
• Rapportagevereiste S1-13 – Opleidings- en vaardigheidsontwikkelingsindicatoren
  
  • Het bedrijf moet openbaar maken in welke mate opleiding en vaardigheidsontwikkeling wordt geboden aan zijn werknemers.
• Rapportagevereiste S1-14 – Gezondheids- en veiligheidsindicatoren
  
  • Het bedrijf moet informatie verstrekken over de mate waarin zijn eigen personeel is gedekt door het gezondheids- en veiligheidsmanagementsysteem en het aantal incidenten die verband houden met werkgerelateerde verwondingen, ziekte en sterfgevallen van zijn eigen werknemers. Daarnaast moet het het aantal sterfgevallen als gevolg van werkgerelateerde verwondingen en werkgerelateerde ziekten van andere werknemers op de locaties van het bedrijf openbaar maken.
• Rapportagevereiste S1-15 – Werk-privébalansindicatoren
  • Het bedrijf moet openbaar maken in welke mate werknemers recht hebben op en gebruik maken van gezinsgerelateerde verlofregelingen.
• Rapportagevereiste S1-16 – Compensatie-indicatoren (loonkloof en totale compensatie)
  
  • Het bedrijf moet het percentage loonkloof tussen mannen en vrouwen en de verhouding tussen de compensatie van de hoogst betaalde persoon en de mediane compensatie van zijn werknemers openbaar maken.
• Rapportagevereiste S1-17 – Incidenten, klachten en ernstige mensenrechtenimpact en incidenten
  
  • Het bedrijf moet het aantal werkgerelateerde incidenten en/of klachten en ernstige mensenrechtenimpacten en incidenten binnen zijn eigen personeel openbaar maken, evenals eventuele gerelateerde materiële boetes of sancties voor de rapportageperiode.

{{custom-cta}}

Praktische stappen voor het implementeren van de rapportagevereisten van ESRS S1

1. Voer een dubbele materialiteitsbeoordeling uit

Bedrijven zijn niet verplicht om over alle 94 onderwerpen die in de thematische ESRS worden beschreven te rapporteren, maar alleen over de onderwerpen die materieel zijn voor hun bedrijf. Het uitvoeren van een dubbele materialiteitsbeoordeling helpt bij het identificeren en prioriteren van de meest significante ESG-zaken waarover gerapporteerd moet worden.

Dit proces moet zowel de impactmaterialiteit als de financiële materialiteit in overweging nemen bij het identificeren van materiële zaken.

Voorbeelden

Enel heeft ‘Eigen personeel’ als een materieel onderwerp opgenomen in hun duurzaamheidsrapport. Hun focus ligt op het waarborgen van een veilige, inclusieve en versterkende werkomgeving, die zij direct koppelen aan hun algehele bedrijfsresultaten en duurzaamheidsdoelen. Ze vermelden ‘gezondheid en veiligheid van werknemers’ en ‘kwaliteit van het bedrijfsleven’ als belangrijke componenten van hun materiële onderwerpen.

Nestlé heeft ‘Eigen personeel’ erkend als materieel in hun CSRD-gestuurde rapportage. Hun focus op werknemersrechten, diversiteit, inclusie en arbeidsomstandigheden is centraal in hun benadering van duurzaamheid, vooral gezien de uitgebreide werkgelegenheid die vereist is in hun wereldwijde operaties.

Onder elk ESRS staan sub-onderwerpen die de gebieden aangeven die de materialiteitsbeoordeling moet dekken. Het aantal sub-onderwerpen varieert afhankelijk van het ESRS, maar er zijn over het algemeen tussen de 3 en 5. Bij het uitvoeren van een materialiteitsbeoordeling voor ESRS S1 moeten de volgende sub-onderwerpen worden overwogen:

Sub-onderwerp 1: Arbeidsomstandigheden

Evalueert de kwaliteit van de werkomgeving die door het bedrijf wordt geboden, inclusief gezondheids- en veiligheidsmaatregelen, werk-privébalans, eerlijke beloning en toegang tot sociale zekerheidsvoorzieningen. Dit zorgt ervoor dat het bedrijf een veilige, gezonde en ondersteunende werkplek voor alle werknemers bevordert.

Sub-onderwerp 2: Gelijke behandeling en gelijke kansen voor iedereen

Richt zich op de inzet van het bedrijf voor diversiteit, gelijkheid en inclusie (DEI). Dit omvat maatregelen om loonkloof te verkleinen, discriminatie te voorkomen, werknemers met een handicap te ondersteunen en gelijke kansen te waarborgen, ongeacht geslacht, ras of andere persoonlijke kenmerken. Dit helpt bij het identificeren van gebieden waarop de DEI-praktijken verbeterd kunnen worden.

Sub-onderwerp 3: Andere werkgerelateerde rechten

Beoordeelt de beleidsmaatregelen en praktijken van het bedrijf met betrekking tot bredere werkgerelateerde rechten, zoals vrijheid van vereniging, collectieve arbeidsovereenkomsten en privacy op het werk. Het omvat ook hoe het bedrijf omgaat met klachten en geschillen met betrekking tot deze rechten. Het waarborgen van deze rechten is essentieel voor het behouden van een eerlijke en rechtvaardige werkplek.

2. Aanpak van de belangrijkste elementen in het personeelsbeheerplan

ESRS S1 vereist van bedrijven een gedetailleerd verslag van hun personeelsbeheerplan, een bedrijfsactieplan om eerlijke en duurzame arbeidspraktijken te waarborgen.

Belangrijke elementen van een personeelsbeheerplan zijn onder andere:

• Het opstellen van duidelijke personeelsbeleid en doelstellingen.
• Het identificeren en implementeren van maatregelen om de arbeidsomstandigheden te verbeteren met meetbare doelen.
• Het verkrijgen van financiering voor personeelsinitiatieven.
• Het integreren van het personeelsplan in de algehele bedrijfsstrategie en financiële planning.
• Het verkrijgen van goedkeuring van de raad van bestuur.
• Het afstemmen van het plan met risicobeheer en integreren in het bestuurskader.

3. Creëer een actieplan voor personeelsbeheer

Gedetailleerde stappen die je bedrijf zal nemen om het personeelsbeheer te verbeteren, omvatten:

• Duurzame praktijken implementeren: Omschrijf acties zoals het verbeteren van de arbeidsomstandigheden, het verbeteren van werknemersvoordelen of het bevorderen van een diverse werkplek.
• Betrokkenheid van stakeholders: Beschrijf hoe je werknemers, vakbonden en andere stakeholders zult betrekken bij je personeelsbeheerinspanningen.

4. Stel duidelijke doelen voor personeelsontwikkeling en welzijn

Je actieplan moet specifieke, meetbare doelen bevatten voor het verbeteren van personeelsontwikkeling en welzijn. Stel ambitieuze maar haalbare doelen om voortdurende verbetering te waarborgen.

5. Volg en rapporteer personeelsmetrics

Monitor en rapporteer over belangrijke personeelsmetrics voor transparantie en om gebieden voor verbetering te identificeren. Volg metrics zoals werknemerstevredenheid, gezondheids- en veiligheidsincidenten en deelname aan trainingen.

6. Rapporteer personeelsbeleid en -praktijken

Onder ESRS S1 moeten bedrijven hun personeelsbeleid en -praktijken gedetailleerd rapporteren. Rapporteer over gezondheids- en veiligheidsmaatregelen, diversiteits- en inclusie-initiatieven en werknemersontwikkelingsprogramma's.

Kies de juiste software voor personeelsrapportage

Voor bedrijven die onder de CSRD vallen, kan het beheer van personeelsgerelateerde onderwerpen onder ESRS S1 ontmoedigend en tijdrovend zijn. De juiste tools kunnen een groot verschil maken. Software voor personeelsrapportage kan het proces vereenvoudigen, gegevensverzameling en -analyse stroomlijnen, bruikbare inzichten bieden en automatisch rapporten genereren, waardoor je nalevingsproces versnelt.

Ontdek hoe software voor personeelsrapportage je kan helpen om sneller te voldoen aan de CSRD door vandaag nog een gratis demo aan te vragen.

‍