Met de deadlines voor de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) snel in zicht, moeten de betrokken bedrijven snel leren hoe ze hun duurzaamheidsrapportage in lijn kunnen brengen met de nieuwe normen.

De European Sustainability Reporting Standards (ESRS) zijn de richtlijnen die onder de CSRD zijn ontwikkeld en die de rapportage-eisen voor bedrijven definiëren. Ze zijn ontworpen om te standaardiseren hoe bedrijven in de EU rapporteren over milieu-, sociale en governance (ESG)-onderwerpen.

Het schrijven van een ESRS-duurzaamheidsverklaring is echter geen gemakkelijke opgave. Een ESRS-rapport vereist veel voorbereiding—meestal enkele maanden—zeker omdat er meerdere belanghebbenden bij betrokken zijn en er meer dan 1.100 gegevenspunten zijn die mogelijk moeten worden gedeeld.

In dit blogbericht leggen we stap voor stap uit hoe je een ESRS-duurzaamheidsverklaring kunt schrijven volgens de CSRD-normen. We zullen ook onthullen hoe het gebruik van de juiste duurzaamheidsbeheersoftware het proces kan versnellen.

Eerste stappen: scope, timing en dubbele materialiteitsbeoordeling

Om te beginnen met je ESRS-rapport is het cruciaal om duidelijke rapportageranden, tijdshorizonten vast te stellen en een dubbele materialiteitsbeoordeling (DMA) uit te voeren. Deze stappen zorgen ervoor dat je rapporten zich richten op wat het belangrijkst is voor je bedrijf en belanghebbenden.

1. Definieer de scope van je ESRS-rapport

De scope van je ESRS-rapport moet overeenkomen met de grenzen van je financiële verklaringen, maar moet ook betrekking hebben op je gehele upstream en downstream waardeketen. Dit betekent dat je informatie moet opnemen over de materiële impacten, risico’s en kansen (IRO’s) die verband houden met je leveranciers, distributeurs en klanten.

Als je niet alle gegevens kunt verkrijgen, kun je schattingen gebruiken, zoals sectorgemiddelden of proxies. Zorg er wel voor dat je je richt op de belangrijkste delen van je waardeketen die invloed hebben op je bedrijf.

Meer informatie is te vinden in sectie 5 van het laatste ESRS-document.

2. Stel de tijdshorizonten voor je ESRS-rapport vast

De rapportageperiode voor je ESRS-duurzaamheidsverklaring moet ook in overeenstemming zijn met je financiële verklaringen. Wanneer relevant, moet je historische, huidige en toekomstige gegevens koppelen om te laten zien hoe historische informatie toekomstige uitkomsten beïnvloedt.

Je zou gegevens moeten vergelijken met een basisjaar, tenzij specifieke ESRS-regels anders aangeven. Je kunt ook behaalde mijlpalen tussen het basisjaar en de huidige rapportageperiode opnemen als dit nuttig is.

Bij het voorbereiden van je ESRS-rapport moet je drie tijdsintervallen behandelen:

• Korte termijn: Dezelfde rapportageperiode als de financiële verklaringen.
• Middellange termijn: Tot 5 jaar.
• Lange termijn: Meer dan 5 jaar.

Als sectorstandaarden of specifieke ESRS-regels andere tijdsbestekken vereisen, moet je je daarop aanpassen. Je kunt de lange termijn verder uitsplitsen om je rapport te verduidelijken, of andere tijdsbestekken gebruiken als ze beter de dynamiek van je bedrijf weerspiegelen (door bijvoorbeeld cashflow, bedrijfsomstandigheden, etc.).

Meer informatie is te vinden in sectie 6 van het ESRS-document.

3. Voer een dubbele materialiteitsbeoordeling uit

Na het definiëren van de scope en tijdshorizonten is de volgende stap het uitvoeren van een dubbele materialiteitsbeoordeling (DMA). Dit is een verplichte stap in het rapportageproces die je helpt bepalen welke van de 10 ESRS-onderwerpen je moet opnemen in je rapport.

Een duurzaamheidsonderwerp kan vanuit twee perspectieven van belang zijn:

• Impactmaterialiteit: Hoe de activiteiten van je bedrijf de omgeving en de maatschappij beïnvloeden.
• Financiële materialiteit: Hoe duurzaamheidrisico's en -kansen de financiële prestaties van je bedrijf beïnvloeden.

Het proces omvat het beoordelen van de materiële impacten, risico’s en kansen (IRO's) door je gehele waardeketen, met zowel kwalitatieve als kwantitatieve gegevens. Bedrijven moeten interne en externe belanghebbenden betrekken om een volledig beeld van hun ESG-invloed te krijgen en zowel de korte- als lange-termijn impacten in overweging nemen.

De resultaten van deze beoordeling bepalen de focus van je duurzaamheidsverklaringen.

Het is ook belangrijk om in gedachten te houden dat, volgens de CSRD, je DMA-proces en de resultaten onderworpen zullen zijn aan audits door derden. Dit betekent dat het essentieel is om alle veronderstellingen, stappen en eventuele drempels die tijdens je beoordeling zijn gebruikt, duidelijk te documenteren.

Voor meer gedetailleerde begeleiding kun je onze blogpost over dit onderwerp lezen of onze gratis gids downloaden om je door het proces te helpen. Je kunt ook verwijzen naar secties 3–3.7 van het ESRS-document voor meer informatie.

Volgende stap: Gap-analyse en gegevensverzameling Na het bepalen van de scope en materiële kwesties, is de volgende fase om ervoor te zorgen dat je de juiste gegevens hebt voor je ESRS-duurzaamheidsrapport. Dit omvat het uitvoeren van een gap-analyse om ontbrekende gegevens te identificeren en vervolgens de benodigde informatie te verzamelen over je materiële onderwerpen.

{{custom-cta}}

Volgende stap: Gap-analyse en gegevensverzameling

Na het bepalen van de scope en materiële kwesties, is de volgende fase om ervoor te zorgen dat je de juiste gegevens hebt voor je ESRS-duurzaamheidsrapport. Dit omvat het uitvoeren van een gap-analyse om ontbrekende gegevens te identificeren en vervolgens de benodigde informatie te verzamelen over je materiële onderwerpen.

4. Voer een gap-analyse uit

Een gap-analyse helpt je beoordelen of je bedrijf momenteel alle vereiste gegevens verzamelt voor elk materieel duurzaamheidsonderwerp dat is geïdentificeerd in je DMA. Deze stap is cruciaal voor organisaties die nieuw zijn in duurzaamheidsrapportage of die overstappen van kaders zoals GRI of TCFD.

Voor bedrijven met bestaande ESG-rapporten, controleer je je meest recente rapport en vergelijk het met de ESRS-rapportagevereisten om eventuele datagaten te identificeren. Voor bedrijven die nieuw zijn in duurzaamheidsrapportage, neem je contact op met de relevante afdelingen om erachter te komen welke gegevens worden verzameld of gerapporteerd, zoals:

• HR voor gegevens over de werkgelegenheid (bijv. diversiteit, verlooppercentages)
• Operaties voor milieugegevens (bijv. energieverbruik, afvalbeheer)
• Financiën voor indicatoren van financiële materialiteit

Deze interne communicatie zorgt ervoor dat alle benodigde afdelingen betrokken zijn bij het verstrekken van de relevante gegevens voor het rapport.

5. Verzamel gegevens over materiële onderwerpen

Zodra de gap-analyse is voltooid, is de volgende stap om gegevens te verzamelen over elk materieel onderwerp dat is geïdentificeerd. De ESRS biedt specifieke instructies over hoe je elke indicator moet rapporteren, zodat er vergelijkbaarheid is tussen industrieën en perioden.

•  Kwantitatieve data: Zorg ervoor dat je de noodzakelijke statistieken verzamelt (bijv. koolstofemissies, waterverbruik) en dat deze, indien nodig, worden uitgesplitst (bijv. per land of operatie).
• Qualitatieve data: Verzamel informatie over het beleid, de actieplannen en de doelstellingen van je bedrijf voor elk materieel onderwerp.

Sommige gegevens kunnen al bestaan, vooral in grotere organisaties met gevestigde systemen. Voor nieuwe of opkomende onderwerpen kan het nodig zijn om nieuwe gegevensverzamelingsprocessen op te zetten of bestaande processen te verfijnen. Het implementeren van CSRD-compliance software, zoals Coolset, kan helpen dit proces te stroomlijnen en ervoor te zorgen dat gegevens consistent zijn over afdelingen heen.

Om te eindigen: Bereid je ESRS-rapport voor en breng structuur aan

 Na het verzamelen van je gegevens, is het tijd om de gegevens te organiseren voor elk materieel duurzaamheidsonderwerp dat is geïdentificeerd.

6. Format en structureer je rapport volgens de ESRS-vereisten

De CSRD vereist dat bedrijven duurzaamheidsrapporten indienen in .XBRL, een formaat dat zowel door mensen als machines leesbaar is. Bedrijven moeten de XBRL-taxonomie gebruiken om gegevens van meer dan 1.000 datapunten digitaal te taggen.

Je ESRS-duurzaamheidsverklaring moet een apart onderdeel zijn binnen je managementrapport. Het moet worden georganiseerd in vier secties in de volgende volgorde:

1. Algemene informatie (ESRS 2)
2. Milieu-informatie (ESRS E1-5)
3. Sociale informatie (ESRS S1-4)‍
4. Bestuursinformatie (ESRS G1)

In de sectie milieu-informatie moet je een gedeelte opnemen over hoe je bedrijfsvoering in lijn is met de EU-taxonomieverordening (Verordening 2020/852).

Als je bedrijf klimaatverandering (ESRS E1) niet als materieel beschouwt, ben je verplicht een gedetailleerde uitleg te geven waarom dit het geval is. Deze uitleg moet uitgebreid en duidelijk gerechtvaardigd zijn, aangezien klimaatverandering wordt beschouwd als een cruciaal onderwerp. Voor andere onderwerpen volstaat doorgaans een korte verklaring.

Voor elk materieel onderwerp moet je de Minimum Disclosure Requirements (MDR's) opnemen samen met de onderwerpenpecifieke informatie. Als je bedrijf geen acties, doelstellingen of beleid heeft met betrekking tot een onderwerp, moet je dit duidelijk vermelden.

ESRS 2: Algemene openbaarmakingen moeten worden gerapporteerd, ongeacht de DMA. Voor ESRS E1-5 moet je openbaarmakingen opnemen over het proces dat is gebruikt om materiële IRO's te identificeren en te beoordelen.

De onderstaande tabel, zoals te vinden in Appendix F van het ESRS-document, biedt een voorbeeldillustratie van hoe een ESRS-duurzaamheidsverklaring gestructureerd kan worden. Deze veronderstelt dat biodiversiteit en ecosystemen, vervuiling en getroffen gemeenschappen niet materieel zijn.

Zorg ervoor dat het rapport voldoet aan de kwalitatieve kenmerken

Je ESRS-rapport moet voldoen aan specifieke kwaliteitsnormen zoals uiteengezet in Appendix B van het ESRS-document. Deze normen zorgen ervoor dat de informatie zowel nuttig is voor belanghebbenden als voldoet aan de ESRS-standaarden:

• Relevantie: Neem alleen informatie op die belangrijk is voor het begrijpen van de duurzaamheid IRO's (impacten, risico's en kansen) van je bedrijf. Dit zorgt ervoor dat het rapport zich richt op materiële onderwerpen.
• Getrouwe weergave: De gegevens en uitspraken in je rapport moeten accuraat, compleet en vrij van materiële fouten zijn. Het moet de werkelijke impact van je bedrijf duidelijk weergeven.
• Vergelijkbaarheid: Informatie moet consistent gepresenteerd worden over de tijd en verschillende rapportageperiodes, zodat belanghebbenden gemakkelijk de duurzaamheidsprestaties van je bedrijf kunnen vergelijken en evalueren.
• Verifieerbaarheid: De informatie in het rapport moet ondersteund worden door bewijs, zodat externe partijen de juistheid van de gegevens en beweringen kunnen verifiëren.
• Begrijpelijkheid: Zorg ervoor dat je rapport duidelijk en gemakkelijk te volgen is, zelfs voor mensen die geen experts zijn. Dit betekent het vermijden van onnodig jargon en het presenteren van informatie op een gestructureerde en logische manier.

Gebruik de juiste duurzaamheidsoftware om tijd te besparen

Zoals je kunt zien, is het opstellen van een ESRS-rapport een complex proces met meerdere stappen dat maanden voorbereiding en input van verschillende belanghebbenden vereist. Met boetes voor niet-naleving die kunnen oplopen tot 10 miljoen euro in Duitsland, is het cruciaal om het goed te doen.

Daarom kan de juiste software het verschil maken.

Coolset’s software voor duurzaamheid en compliance automatiseert het gehele proces van het schrijven van je ESRS-duurzaamheidsverklaring.

Ons platform maakt gebruik van vooraf ingevulde enquêtes die je door elke stap van de DMA leiden, waarbij de resultaten worden weergegeven in een gemakkelijk te lezen materialiteitsmatrix. Op basis van deze uitkomsten ontsluit de software alleen de relevante ESRS-rapportages, zodat je je kunt concentreren op wat essentieel is en voorkomt dat je onnodige gegevens verzamelt.

Voorstellen voor antwoorden helpen het rapportageproces verder stroomlijnen, en je kunt ook ondersteunend bewijs bijvoegen om je claims te onderbouwen. Zodra je rapport klaar is, kun je het exporteren in het .XBRL-formaat voor een vlotte indiening.

Probeer Coolset zelf uit met onze zelfgeleide demo hieronder, of vraag een persoonlijke rondleiding aan bij een van onze productexperts.

{{product-tour-injectable}}