På Coolset värdesätter vi din integritet och är fast beslutna att skydda din personliga information. Denna integritetspolicy beskriver hur vi samlar in, använder, avslöjar och skyddar dina uppgifter när du interagerar med våra tjänster. Genom att komma åt eller använda våra tjänster samtycker du till de metoder som beskrivs i denna policy.

Senast granskad: 4 augusti 2023

1. Information vi samlar in

1.1. Kontoinformation
När du registrerar dig för våra tjänster kan vi samla in personlig information som ditt namn, e-postadress, jobbtitel och företagsinformation för att skapa och hantera ditt konto.

1.2. Finansiell redovisningsdata
Som ett B2B SaaS-företag behandlar vi finansiella redovisningsdata som tillhandahålls av dig eller din organisation. Dessa uppgifter kan omfatta finansiella transaktioner, fakturor, kvitton och relaterad information.

1.3. Användningsinformation
Vi kan samla in information om hur du interagerar med våra tjänster, till exempel din IP-adress, webbläsartyp, enhetsinformation, besökta sidor och åtgärder som vidtas på vår plattform.

1.4. Cookies och liknande teknik
Vi använder cookies och liknande tekniker för att förbättra din användarupplevelse och samla in viss information om dina interaktioner med vår webbplats och tjänster. Vi använder både funktionella cookies och analytiska cookies.

Funktionella cookies
Vi har en funktionell cookie som har en livstid på en vecka och kommer ihåg om webbplatsbesökare har accepterat våra användarvillkor eller inte.

Analytiska cookies
Vår webbplats använder Google Analytics som gör det möjligt för oss att förbättra vår webbplatsupplevelse och mäta effektiviteten hos vissa delar av den. Vi har tre huvudsakliga cookies som används för att skilja mellan webbplatsbesökare och hur de interagerar med vår webbplats. Livslängden för dessa kakor varierar mellan 1 dag och 2 år.

2. Hur vi använder din information

2.1. Analys av koldioxidavtryck
Som en plattform för minskade koldioxidutsläpp är vårt primära syfte med att samla in och bearbeta din information att genomföra korrekta utgiftsbaserade och aktivitetsbaserade analyser för att förstå ditt företags koldioxidavtryck. Vi använder de uppgifter som tillhandahålls av dig eller din organisation, såsom finansiella transaktioner, operativa aktiviteter och resursanvändning, för att beräkna och bedöma koldioxidutsläppen i samband med din affärsverksamhet.

2.2. Insikter om utsläppsminskning
Med analysen av koldioxidavtryck kan vi generera värdefulla insikter och rekommendationer som syftar till att hjälpa din organisation att minska sina koldioxidutsläpp. Dessa insikter kan inkludera att identifiera områden med ineffektivitet, föreslå hållbara metoder och mäta effekten av utsläppsminskningsinitiativ.

2.3. Tillhandahållande av tjänster
Vi använder den information du tillhandahåller för att leverera våra koldioxidbokföringstjänster, inklusive korrekt beräkning och rapportering av dina koldioxidavtrycksuppgifter.

2.4. Kommunikation
Vi kan använda din kontaktinformation för att kommunicera viktiga uppdateringar, framstegsrapporter om dina koldioxidminskningsinsatser, och nyheter relaterade till vår plattform och tjänster.

2.5. Förbättring av tjänster
Vi analyserar aggregerade och anonymiserade användningsdata för att förbättra vår plattforms funktioner, förbättra våra koldioxidbokföringstjänster och optimera användarupplevelsen för våra kunder.

2.6. Rättslig efterlevnad
Vi kan behandla dina uppgifter för att uppfylla juridiska skyldigheter, branschstandarder och svara på lagliga förfrågningar från myndigheter relaterade till koldioxidredovisning och miljörapportering.

3. Datalagring
‍
Vi lagrar dina uppgifter under en period av 24 månader efter avslutandet av ditt avtal med oss. Denna lagringsperiod tillåter oss att uppfylla juridiska skyldigheter, hantera tvister och tillhandahålla historisk data för att hjälpa dig vid behov.

4. Datasäkerhet

4.1. Kryptering och datalagring
Vi förstår känsligheten hos de data vi hanterar, särskilt när det gäller analys av koldioxidavtryck. All kunddata, inklusive finansiell och utsläppsrelaterad information, krypteras både i vila och i transit. Vi använder krypteringsmetoder av branschstandard för att skydda din information under lagring och överföring.

4.2. Åtkomstkontroller
Tillgång till kunddata är begränsad till auktoriserad personal som behöver det för att tillhandahålla våra koldioxidbokföringstjänster. Våra åtkomstkontroller är utformade för att förhindra obehörig åtkomst, modifiering eller avslöjande av dina uppgifter.

4.3. Säkra servrar
Dina uppgifter lagras på servrar belägna inom Europeiska unionen (EU) och som drivs av välrenommerade molntjänsteleverantörer, som följer strikta säkerhetsstandarder och certifieringar. Dessa servrar skyddas av robusta säkerhetsåtgärder för att förhindra obehörig fysisk åtkomst.

4.4. Dataminimering
Vi samlar bara in och lagrar de uppgifter som krävs för att genomföra koldioxidavtrycksanalys och tillhandahålla våra tjänster. Vi lagrar inte personuppgifter utöver den erforderliga lagringsperioden, som beskrivs i vår datalagringspolicy.

4.5. Medarbetarutbildning
Våra anställda genomgår regelbundna utbildningar om dataskydd och säkerhetsmedvetenhet. De utbildas om vikten av datasekretess och sekretess och betonar deras ansvar för att hantera kunddata med största omsorg.

4.6. Tredjepartsleverantörer
I de fall vi anlitar tredjepartsleverantörer för att stödja våra tjänster genomför vi en grundlig granskningsprocess för att säkerställa att deras säkerhetspraxis överensstämmer med våra höga standarder. Dessa leverantörer är bundna av avtalsförpliktelser att skydda kunddata och använda dem enbart för de ändamål som beskrivs i vår integritetspolicy.

4.7. Incidenthantering
Vi har implementerat en omfattande åtgärdsplan för incidenter för att snabbt hantera eventuella säkerhetsöverträdelser eller dataincidenter. I händelse av ett dataintrång kommer vi att meddela berörda kunder och relevanta myndigheter enligt gällande lagar och förordningar.

4.8. Datadelning och anonymisering
Vi prioriterar dataanonymisering i vår koldioxidavtrycksanalys när det är möjligt. Aggregerade och anonymiserade data används för forskning och branschbenchmarking utan att avslöja enskild företagsspecifik information.

4.9. Användaransvar
Som användare av vår plattform för minskade koldioxidutsläpp är du ansvarig för att upprätthålla säkerheten för dina kontouppgifter. Se till att du håller din inloggningsinformation konfidentiell och avstår från att dela den med obehöriga personer. Även om vi vidtar alla rimliga åtgärder för att skydda dina uppgifter, kan ingen dataöverföring eller lagringsmetod garanteras vara 100% säker. Om du har några funderingar eller frågor om säkerheten för dina uppgifter, vänligen kontakta oss på security@coolset.com.

5. Delning av information
‍
5.1. Tjänsteleverantörer från tredje part
Vi kan dela din information med betrodda tredjepartsleverantörer som hjälper oss att leverera våra tjänster och underhålla vår infrastruktur.

5.2. Laglig efterlevnad
Vi kan dela dina uppgifter för att uppfylla juridiska skyldigheter eller som svar på lagliga förfrågningar från myndigheter.

5.3. Företagsöverlåtelser
I händelse av fusion, förvärv eller försäljning av våra tillgångar kan din information överföras till den förvärvande enheten.

6. Dina rättigheter

Du har rätt att få tillgång till, korrigera och radera dina personuppgifter. Om du vill utöva någon av dessa rättigheter eller har frågor angående dina uppgifter, vänligen kontakta oss på info@coolset.com.

7. Uppdateringar av sekretesspolicyn
‍
Vi kan uppdatera denna integritetspolicy från tid till annan för att återspegla förändringar i vår praxis eller juridiska krav. Vi uppmuntrar dig att granska policyn regelbundet för eventuella uppdateringar.

8. Kontakta oss
‍
Om du har några frågor, funderingar eller feedback angående denna integritetspolicy eller vår datapraxis, vänligen kontakta oss på info@coolset.com.