De introductie van de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) is een enorme mijlpaal in het verbeteren van transparantie en verantwoordelijkheid in duurzaamheidsrapportage door bedrijven in heel Europa. Maar de complexe rapportagevereisten brengen ook nieuwe uitdagingen met zich mee voor meer dan 71.000 bedrijven die onder de richtlijn vallen.

Als jouw bedrijf een van deze bedrijven is, is het begrijpen van de European Sustainability Reporting Standards (ESRS)—inclusief ESRS S3: Getroffen gemeenschappen—essentieel. Naast naleving biedt deze standaard een duidelijke structuur om het welzijn van de gemeenschappen die jouw bedrijf beïnvloedt, prioriteit te geven en duurzame en ethische bedrijfspraktijken te waarborgen.

Maar wat is ESRS S3 precies, en waarom is het belangrijk? Wat zijn de belangrijkste vereisten? En hoe kan jouw bedrijf effectief werken met ESRS S3? Lees verder voor alles wat je moet weten om deze standaard met vertrouwen aan te pakken.

Kort overzicht: Wat zijn de ESRS?

Voordat we erin duiken, laten we snel samenvatten waar de ESRS over gaan. Ontwikkeld door de European Financial Reporting Advisory Group (EFRAG), zijn de ESRS de gedetailleerde rapportagevereisten waaraan bedrijven moeten voldoen om te voldoen aan de CSRD.

Ze bestaan uit twee overkoepelende standaarden die van toepassing zijn op alle bedrijven en tien thematische standaarden die milieu-, sociale en governancekwesties (ESG) behandelen.

Wat is ESRS S3: Getroffen gemeenschappen?

Zoals je hierboven kunt zien, is ESRS S3: Getroffen gemeenschappen de derde van vier standaarden binnen de sociale pijler. Deze standaard richt zich op hoe bedrijven omgaan met, invloed hebben op, en inspelen op de behoeften en zorgen van getroffen gemeenschappen binnen hun operaties en waardeketens.

Het belangrijkste doel is ervoor te zorgen dat organisaties transparant rapporteren over hoe hun activiteiten gemeenschappen beïnvloeden, inclusief zowel negatieve effecten (zoals milieuschade of sociale verdrijving) als positieve bijdragen (zoals lokale werkgelegenheid of gemeenschapsontwikkeling).

Het streeft ernaar verantwoordelijkheid, bescherming van mensenrechten en duurzame praktijken te bevorderen die rekening houden met het welzijn van gemeenschappen die worden beïnvloed door bedrijfsactiviteiten.

Wie zijn precies de getroffen gemeenschappen?

Getroffen gemeenschappen zijn mensen of groepen die wonen of werken in gebieden die worden, of kunnen worden, beïnvloed door de activiteiten of waardeketen van jouw organisatie.

Deze gemeenschappen kunnen zowel de lokale gemeenschappen omvatten die dichtbij de activiteiten van jouw bedrijf wonen als gemeenschappen die verder weg liggen. Getroffen gemeenschappen omvatten zowel daadwerkelijk als mogelijk getroffen inheemse bevolkingsgroepen.

Wat zijn de belangrijkste aandachtsgebieden van ESRS S3?

Bij het rapporteren over ESRS S3 zijn er vijf belangrijke gebieden waar je bedrijf rekening mee moet houden:

1. Inzicht in materiële gevolgen

Bedrijven moeten zowel de positieve als de negatieve effecten van hun activiteiten op gemeenschappen beoordelen en bekendmaken, ongeacht of deze effecten direct of indirect voortvloeien uit de bedrijfsactiviteiten.

2. Samenwerken met gemeenschappen

Een zinvolle dialoog met getroffen gemeenschappen is essentieel. Bedrijven moeten uitleggen hoe ze vertegenwoordigers van de gemeenschap betrekken bij de besluitvorming en ervoor zorgen dat hun stem wordt gehoord en gerespecteerd.

3. Mechanismen voor herstel bieden

Het vaststellen van duidelijke processen voor het aanpakken van klachten of het herstellen van schade veroorzaakt door bedrijfsactiviteiten is essentieel. Bedrijven moeten zorgen voor toegankelijke kanalen voor gemeenschappen om zorgen te uiten en deze zorgen effectief te laten behandelen.

4. Duidelijk beleid en doelen ontwikkelen

Organisaties moeten hun beleid uiteenzetten voor het beheren van de impact op gemeenschappen en meetbare doelen stellen die zijn afgestemd op internationale normen.

5. Effecten, risico's en kansen beheren

Bedrijven moeten systemen implementeren om de effectiviteit van hun acties voor het verminderen van risico's, het verbeteren van positieve resultaten en het aanpakken van afhankelijkheden binnen hun waardeketen te bewaken en te evalueren.

Waarom is ESRS S3 belangrijk?

Naast het helpen van bedrijven om aan de CSRD te voldoen, biedt ESRS S3 bredere voordelen voor zowel bedrijven als de samenleving. Het bevordert afstemming op mondiale standaarden voor mensenrechten en maatschappelijke verantwoordelijkheid, en stimuleert bedrijven om het volledige bereik van hun maatschappelijke impact in overweging te nemen.

Transparante rapportage bevordert vertrouwen bij stakeholders, waaronder investeerders, gemeenschappen en toezichthouders. Uit een wereldwijde studie van Deloitte en The Fletcher School bleek zelfs dat meer dan 80% van de investeerders actief zoekt naar duurzaamheidsinformatie tijdens hun due diligence-processen.

Het proactief identificeren en aanpakken van risico's die verband houden met gemeenschapsimpact helpt bedrijven bovendien hun reputatie te beschermen en mogelijke financiële tegenslagen te voorkomen.

De 5 openbaarmakingsvereisten voor ESRS S3 (en hoe ze te implementeren)

Nu we wat achtergrondinformatie over ESRS S3 hebben, laten we de openbaarmakingsvereisten in meer detail bekijken.

Algemene openbaarmakingen – ESRS 2 SBM-2: Belangen en standpunten van stakeholders

‍
Organisaties moeten openbaar maken hoe de belangen, standpunten en rechten van significant getroffen gemeenschappen hun strategie en bedrijfsmodel beïnvloeden.

Dit omvat het adresseren van mensenrechtenkwesties, de rechten van inheemse volkeren waar van toepassing, en hoe deze overwegingen operationele en strategische beslissingen vormgeven. De openbaarmaking moet benadrukken of deze standpunten van stakeholders worden geïntegreerd via directe betrokkenheid of geloofwaardige vertegenwoordigers.

Algemene openbaarmakingen – ESRS 2 SBM-3: Materiële impacten, risico's en kansen

‍
Organisaties moeten uitleggen hoe daadwerkelijke en potentiële materiële impacten met betrekking tot getroffen gemeenschappen samenhangen met hun strategie en bedrijfsmodel. Dit omvat:

• Het identificeren van de oorsprong van deze impacten binnen de waardeketen.
• Het verstrekken van details over specifieke getroffen gemeenschappen (bijv. inheemse groepen, lokale bewoners in de buurt van activiteiten, gemeenschappen stroomafwaarts).
• Het beschrijven of impacten systemisch zijn of verband houden met geïsoleerde incidenten.
• Het benadrukken van kansen om gemeenschappen te ondersteunen via positieve bijdragen, zoals capaciteitsopbouw of andere gemeenschapsgerichte initiatieven.

Openbaarmakingsvereiste S3-1: Beleid met betrekking tot getroffen gemeenschappen

Om te voldoen aan S3-1 moeten organisaties beleid openbaar maken dat betrekking heeft op materiële impacten, risico's en kansen met betrekking tot getroffen gemeenschappen. Dit omvat:

• Uitleggen hoe het beleid is ontworpen om impacten te identificeren, te beoordelen en te beheren.
• Het benadrukken van afstemming op erkende internationale standaarden, zoals de VN-richtlijnen voor bedrijven en mensenrechten.
• Het rapporteren van gevallen van niet-naleving binnen de operaties of waardeketen van de organisatie.

Organisaties moeten ook gedetailleerd beschrijven hoe dit beleid wordt gecommuniceerd naar werknemers, getroffen gemeenschappen of andere stakeholders, met behulp van middelen zoals websites of sociale media. Er moet bijzondere aandacht worden besteed aan beleid dat betrekking heeft op inheemse gemeenschappen of andere kwetsbare groepen.

Openbaarmakingsvereiste S3-2: Processen voor het betrekken van getroffen gemeenschappen

Om te voldoen aan S3-2 moeten bedrijven hun processen openbaar maken voor het betrekken van getroffen gemeenschappen bij materiële impacten. Deze openbaarmakingen moeten het volgende omvatten:

• Methoden van betrokkenheid, zoals directe interacties, consultaties of vertegenwoordigers.
• Tijdstip en wijze van betrokkenheid, inclusief de frequentie en besluitvormingsfasen.
• Inspanningen om gemarginaliseerde of kwetsbare groepen te betrekken, inclusief inheemse volkeren, waarbij hun recht op vrije, voorafgaande en geïnformeerde toestemming wordt gerespecteerd.

Bedrijven moeten ook uitleggen hoe ze de effectiviteit van deze betrokkenheid beoordelen. Als er geen betrokkenheidsproces bestaat, moeten organisaties dit openbaar maken en een plan uiteenzetten om een dergelijk proces op te zetten.

Openbaarmakingsvereiste S3-3: Processen om negatieve gevolgen te herstellen en kanalen om zorgen te uiten

S3-3 vereist dat organisaties openbaar maken hoe zij negatieve impacten herstellen en kanalen bieden voor getroffen gemeenschappen om zorgen te uiten. Dit omvat:

• Beschrijving van klachtenmechanismen of andere kanalen die beschikbaar zijn voor gemeenschappen om problemen te melden.
• Stappen om de effectiviteit van deze mechanismen te waarborgen, inclusief opvolgprocessen.
• Beleid om individuen te beschermen tegen vergelding voor het uiten van zorgen.

Organisaties moeten ook rapporteren hoe zij de effectiviteit van herstelprocessen monitoren en beoordelen, waarbij transparantie en verantwoordelijkheid worden gegarandeerd.

Openbaarmakingsvereiste S3-4: Acties met betrekking tot materiële gevolgen en risicobeperking

Onder S3-4 moeten organisaties hun strategieën openbaar maken voor het aanpakken van significante gemeenschapsimpacten. Dit omvat acties die zijn ondernomen om:

• Negatieve impacten te voorkomen, te verminderen en te herstellen.
• Positieve bijdragen aan getroffen gemeenschappen te vergroten.

Bedrijven moeten ook uitleggen hoe ze de effectiviteit van deze acties evalueren en de processen die ze gebruiken om risico's en kansen met betrekking tot gemeenschapsimpacten te beheren. Deze vereiste waarborgt verantwoordelijkheid en moedigt bedrijven aan om betekenisvolle maatregelen te nemen die het welzijn van getroffen gemeenschappen prioriteren.

Openbaarmakingsvereiste S3-5: Doelstellingen voor het beheersen van materiële gevolgen, risico's en mogelijkheden

S3-5 vereist dat organisaties meetbare, tijdgebonden doelstellingen stellen en openbaar maken die gericht zijn op:

• Het verminderen van negatieve impacten.
• Het bevorderen van positieve bijdragen aan getroffen gemeenschappen.
• Het effectief beheren van risico's en kansen.

Bedrijven moeten uitleggen hoe deze doelstellingen worden ontwikkeld, of getroffen gemeenschappen betrokken waren bij het proces, en hoe de voortgang wordt gevolgd en gemonitord. Duidelijke, uitvoerbare doelstellingen tonen een toezegging aan om het welzijn van gemeenschappen te verbeteren en helpen vertrouwen op te bouwen bij stakeholders.

Hoe de ESRS S3 Openbaarmakingsvereisten implementeren

Het implementeren van ESRS S3 kan complex aanvoelen, maar door het op te delen in uitvoerbare stappen wordt het proces beter beheersbaar. Dit is hoe uw bedrijf het kan aanpakken:

1. Een dubbele materialiteitsbeoordeling uitvoeren

Niet elke thematische standaard van de ESRS is verplicht om te rapporteren—alleen diegene die relevant worden geacht voor jouw bedrijf. Het uitvoeren van een dubbele materialiteitsbeoordeling is een verplichte eerste stap om te bepalen of de impacten, risico's en kansen met betrekking tot getroffen gemeenschappen (en andere ESRS-onderwerpen) significant zijn voor jouw bedrijf en stakeholders.

Dit houdt in dat zowel impactmaterialiteit wordt beoordeeld: hoe jouw bedrijf gemeenschappen direct of indirect beïnvloedt, als financiële materialiteit: hoe gemeenschapsgerelateerde impacten de financiële prestaties van jouw bedrijf beïnvloeden.

Enkele belangrijke sub-onderwerpen om te overwegen tijdens de beoordeling voor ESRS S3 zijn:

• Economische, sociale en culturele rechten: Beoordeel hoe jouw activiteiten van invloed zijn op levensonderhoud, onderwijs, gezondheidszorg en cultureel erfgoed.
• Burgerlijke en politieke rechten: Identificeer mogelijke risico's voor vrijheid van meningsuiting, vreedzame bijeenkomst en landrechten.
• Rechten van inheemse volkeren: Besteed speciale aandacht aan hun unieke behoeften, zoals het waarborgen van vrije, voorafgaande en geïnformeerde toestemming voor activiteiten die hun land of cultuur kunnen beïnvloeden.

Of het nu via je toeleveringsketen, fysieke operaties, werkgelegenheidspraktijken of hulpbronnengebruik is, vrijwel elk bedrijf heeft een bepaald niveau van impact op gemeenschappen. Als gevolg daarvan zal jouw beoordeling hoogstwaarschijnlijk aantonen dat de impacten op getroffen gemeenschappen materialiteit hebben, wat betekent dat je moet rapporteren over ESRS S3 onder de CSRD.

{{custom-cta}}

2. Beleid en bestuur vaststellen

Vervolgens is het belangrijk om duidelijke beleidsmaatregelen te ontwikkelen die beschrijven hoe jouw organisatie haar impact op getroffen gemeenschappen zal beheren. Deze beleidsmaatregelen moeten de processen voor het identificeren, beoordelen en beheren van materiële impacten adresseren, terwijl ze afstemmen op internationale standaarden.

Effectieve communicatie is hierbij essentieel—deel deze beleidsmaatregelen met stakeholders, inclusief werknemers en getroffen gemeenschappen, om ervoor te zorgen dat ze goed begrepen en geïmplementeerd worden. Wijs verantwoordelijkheden voor het bestuur toe aan specifieke rollen binnen jouw organisatie om verantwoording te waarborgen en effectieve toezicht te bieden.

3. Samenwerken met getroffen gemeenschappen

Betekenisvolle betrokkenheidsprocessen zijn essentieel om getroffen gemeenschappen te betrekken bij beslissingen die hen beïnvloeden. Dit houdt in dat consultaties worden uitgevoerd, direct of via geloofwaardige vertegenwoordigers, waarbij ervoor wordt gezorgd dat alle stemmen worden gehoord en gerespecteerd.

Inclusiviteit is hierbij cruciaal, vooral voor gemarginaliseerde groepen zoals inheemse volkeren, vrouwen of lage-inkomenspopulaties. Regelmatige communicatiemiddelen moeten worden opgezet om gemeenschappen geïnformeerd te houden, hun feedback aan te moedigen en vertrouwen op te bouwen tussen jouw organisatie en de getroffen groepen.

Goed om te weten: Bedrijven die actief met hun gemeenschappen communiceren, zullen eerder vertrouwen en loyaliteit opbouwen bij klanten, wat leidt tot een verhoogde merkwaarde en zakelijk succes.

4. Saneringskanalen implementeren

Organisaties moeten mechanismen creëren die getroffen gemeenschappen in staat stellen om zorgen te uiten en ervoor zorgen dat deze zorgen effectief worden aangepakt. Klachtenmechanismen moeten toegankelijk, transparant en vertrouwd zijn door de gemeenschappen die ze bedienen, met waarborgen om individuen te beschermen tegen vergelding.

Een studie van de World Benchmarking Alliance (WBA) uit 2023 vond dat 91% van de bedrijven klachtenmechanismen biedt voor werknemers en 76% deze ook uitbreidt naar externe stakeholders. Echter, slechts 5% zorgt ervoor dat deze systemen vertrouwd worden, en slechts 10% betrekt gebruikers bij het ontwerp, de prestaties en verbetering van de systemen.

Om ervoor te zorgen dat deze mechanismen effectief zijn, moet jouw bedrijf regelmatig monitoren en evalueren, met de focus op het op tijd en op een eerlijke manier oplossen van problemen.

5. Actie ondernemen met betrekking tot gevolgen, risico's en kansen

Het nemen van actie op materiële impacten, risico's en kansen vereist een proactieve benadering. Ontwikkel specifieke maatregelen om negatieve impacten op gemeenschappen te voorkomen, te verminderen en te herstellen via gerichte initiatieven.

Investeer in programma's die positief bijdragen, zoals het ondersteunen van lokale bedrijven, het verbeteren van infrastructuur of het vergroten van toegang tot onderwijs. Samenwerking met lokale stakeholders kan helpen om je inspanningen af te stemmen op de behoeften van de gemeenschap en de positieve uitkomsten van je acties te versterken.

6. Effectiviteit bijhouden en rapporteren

Om verantwoording af te leggen, stel meetbare doelstellingen vast om de effectiviteit van je acties te beoordelen. De voortgang ten opzichte van deze doelen moet worden gemonitord met behulp van key performance indicators (KPI's), die inzicht geven in wat werkt en waar verbeteringen nodig zijn.

Evalueer regelmatig de uitkomsten om kansen voor verfijning te identificeren, en deel deze bevindingen transparant met stakeholders om vertrouwen op te bouwen en je toewijding aan voortdurende verbetering te tonen.

7. Middelen toewijzen

Zorg ervoor dat er voldoende middelen—financiële, menselijke en technische—worden toegewezen voor het implementeren en onderhouden van je ESRS S3-nalevingsinspanningen.

Wijs duidelijke rollen en verantwoordelijkheden toe aan specifieke teams of individuen binnen je organisatie en investeer in training om de interne capaciteit voor het beheren van gemeenschapsimpacten te versterken. Deze toewijding van middelen is cruciaal voor langdurig succes.

8. Documenteren en openbaar maken

De laatste stap is het opstellen van gedetailleerde openbaarmakingen die in lijn zijn met de ESRS S3-vereisten. Dit omvat het samenvatten van je beleidsmaatregelen, bestuurspraktijken en de genomen acties, evenals het verstrekken van bewijs van gemeenschapsbetrokkenheid, klachtenmechanismen en de voortgang ten opzichte van je doelstellingen.

Gebruik gestandaardiseerde tools en raamwerken om ervoor te zorgen dat je rapportage consistent en vergelijkbaar is, zodat stakeholders een duidelijk en accuraat overzicht krijgen van je inspanningen om gemeenschapsimpacten aan te pakken. Om je hierbij te helpen, hebben we een lijst met best practices voor rapportage ontwikkeld.

Selecteer de juiste software voor uw ESRS S3-rapportage

Om te voldoen aan de ESRS S3-vereisten, moeten organisaties zich richten op het opbouwen van sterke processen voor het betrekken van getroffen gemeenschappen, het volgen van impacten en het waarborgen van transparantie in hun beleidsmaatregelen en acties.

Het implementeren van tools die de gegevensverzameling en rapportage stroomlijnen, kan bedrijven helpen deze vereisten efficiënt te beheren, terwijl ze ook betekenisvolle relaties opbouwen met de gemeenschappen die zij beïnvloeden. Door gebruik te maken van duurzaamheidsbeheer- en compliance-software zoals Coolset om gegevens te organiseren en te analyseren, kunnen bedrijven proactief zorgen van gemeenschappen aanpakken, de effectiviteit van hun acties meten en hun duurzaamheidsdoelen met vertrouwen bereiken.

Als je op zoek bent naar een oplossing om compliance te vereenvoudigen en transparantie te vergroten, ontdek dan hoe Coolset je rapportagebehoeften kan ondersteunen. Probeer onze interactieve producttour hieronder of boek vandaag nog een gratis adviesgesprek.